La facturación del comercio electrónico ha  crecido ininterrumpidamente desde el año 2014 en España y Europa. Por ejemplo, las compras hechas en España a webs españolas han aumentado un 15,3 % interanual hasta los 4 110 millones de euros. El monto de la facturación con origen español hacia el exterior crece también a un buen ritmo.

Esto nos dice que el negocio del e-commerce es sumamente importante para nosotros y que además se ha fortalecido durante la pandemia. Así que seguir los lineamientos legales para las facturas electrónicas, es importante para estar alineado con Hacienda y no enfrentar inconvenientes. Vamos, por lo tanto, a repasar aspectos muy importantes que no se deben pasar por alto.

Aspectos legales de las facturas electrónicas

Hay dos parámetros que se deben considerar:

  • Para la emisión de la factura electrónica es apropiado tener el consentimiento previo del cliente. Una forma de obtenerlo es incluirlo en las Condiciones Generales de Compra.
  • La factura debe contener los datos fiscales del cliente, esto es el N.I.F (Número de Identificación Fiscal)

Las normativas europeas sobre consentimiento previo del cliente son muy precisas y hay que prestar mucha atención a esto. La factura debe contener los siguientes apartados:

  1. La numeración: Las facturas deben estar identificadas por serie y número, debe ser un correlativo seguro y confiable.
  2. Fechas: Es importante que aparezca la fecha de emisión de la factura y si la transacción fue en un fecha distinta, también debe aparecer.
  3. Datos de la partes que intervienen en la transacción: Los nombres y/o razones sociales de las partes que intervienen. 
  4.  Los NIF: Tanto del emisor como del receptor de la factura.
  5. Domicilio fiscal:  Del emisor y del receptor.
  6. Descripción de la transacción: Todo lo necesario para determinar la denominada base imponible, sin el IVA, para los cálculos del cliente. 
  7. El IVA : El monto implicado.
  8. Gastos de envío: En caso que se deba hacer y forme parte de la cotización.

Esta es la información mínima que debe aparecer en la factura electrónica. También hay que considerar las obligaciones que están implícitas al emitir una factura.

Obligaciones legales al emitir facturas electrónicas

Aparte de obtener el consentimiento previo, hay que tomar en cuenta lo siguiente:

  • Legibilidad de la factura electrónica: Debe ser realizada por medio de una aplicación apropiada.
  • Autenticidad garantizada: Por medio de firma electrónica.
  •  Conservación de la factura: Se deben conservar las facturas por  un mínimo de cuatro años.
  • Garantía de visualización: Al menos durante tres años, el cliente debe poder, por medios electrónicos, visualizar e imprimir las facturas aun en el caso de que haya sido enviada oportunamente al cliente.

Estas son obligaciones que se deben cumplir para estar completamente legales, lo que es muy importante en el comercio electrónico.

Conclusiones

El éxito del comercio electrónico es muy atractivo para los emprendedores, después de todo, hay diferentes esquemas para establecer tiendas online que no exigen demasiada inversión inicial. Sin embargo, los aspectos legales deben ser atendidos con rigurosidad. Respecto a la facturación electrónica, de necesitar ayuda, en Asesor Ecommerce estamos a su disposición.

Ramón López-Lax | Experto en e-Commerce. Over 20 years on advertising and ecommerce industry at large media organisations and growing start ups.
Understanding programatic advertising ecosystem and publisher monetisation needs.

Víctor Gamez| Redactor Especialista